Le recours à la vidéo pour communiquer et collaborer a explosé et face à la pandémie de COVID-19 , travailler à la maison et respecter la distanciation sociale est devenu la norme. Les collaborateurs d’entreprise se sont précipités pour télécharger des logiciels et des applications leur permettant de rester connectés sur leur appareil intelligent ou leur ordinateur portable pendant le confinement.
Le revers de la médaille a été largement reportés dans les médias et sur les réseaux sociaux avec des exemples d’abus et de divulgation de données personnelles :
- Webinaire au cours duquel un participant partage du contenu obscène avec tout le monde. À lire (en anglais).
- Participants sans invitation rendant volontairement impossible la tenue d’une réunion et partageant leurs mauvaises intentions avec la classe, le groupe ou l’assemblée. À lire et à lire (en anglais).
- Données partagées incidemment avec un réseau social majeur à l’insu de l’utilisateur ou sans son consentement. À lire (en anglais).
Il est relativement rapide et simple de s’inscrire à un service de visioconférence pour se connecter à ses contacts personnels et à ses collègues il est néanmoins important de savoir utiliser ces solutions correctement et de connaître les enjeux de la protection des données personnelles et sensibles.
Lifesize, acteur mondial dans le secteur des solutions de collaboration vidéo et de productivité des réunions, vous propose aujourd’hui 10 conseils pour garantir la confidentialité et la sécurité des visioconférences que vous organisez.
Pour les utilisateurs
1. Configurez et vérifiez les paramètres de la réunion
Lorsque vous rejoignez rapidement un appel vidéo, conserver les paramètres par défaut est une facilité. Prenez le temps nécessaire de vérifier que le paramétrage de chaque option est adapté à votre réunion, de manière à ne pas être surpris lorsque vous vous connectez. Cela concerne notamment les tests audio et vidéo préalables pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Rappel : comme les participants à la réunion profiteront d’une vue du décor derrière vous, tester la vidéo avant l’appel vous donne l’opportunité de vérifier que votre arrière plan est adapté à la réunion.
2. Apprenez à manier l’outil
Inutile de devenir expert du jour au lendemain, mais vous devez vous familiariser au minimum avec les boutons permettant de désactiver votre microphone et votre caméra et de quitter la réunion. C’est le moyen le plus simple d’être sûr d’être vu et entendu uniquement lorsque vous le souhaitez. Certains outils de visioconférence vous invitent également à télécharger le logiciel avant la réunion. Veillez à vous préparer à l’avance pour ne pas vous retrouver à tâtonner à la dernière minute.
3. Soyez attentif aux captures d’écran
Vous voulez partager une capture d’écran ou une séquence vidéo dans laquelle vous figurez ainsi que des participants à votre réunion ? Vérifiez attentivement qu’aucun détail ni aucune information de contact personnelle ne sont visibles dans le cadre avant le téléchargement dans votre profil. Il est essentiel d’éviter tout problème de confidentialité ou d’exposition des données des utilisateurs.
4. Laissez au seul organisateur la tâche de lancer les invitations
Il manque une personne dans la liste des participants ? La réunion pourrait intéresser quelqu’un d’autre ? Plutôt que de transmettre vous-même les informations de connexion, informez-en l’organisateur et laissez-le s’en charger. En effet, vous pourriez facilement déjouer sa surveillance en transférant les informations à un mauvais contact ou créer une situation inconfortable pour l’organisateur en permettant la participation de personnes qui ne se seraient pas annoncées.
Pour les organisateurs et les modérateurs
5. Ne partagez pas publiquement le lien de votre visioconférence
Traitez les liens à vos réunions comme la clé de votre bureau ou, mieux encore, comme celle de votre maison. Il ne vous viendrait pas à l’esprit de remettre celle-ci à n’importe qui. Pour vous assurer qu’il ne tombe pas entre de mauvaises mains, transmettez le lien uniquement aux personnes qui doivent le connaître, en utilisant exclusivement des moyens privés (e-mail sécurisé ou message direct, par exemple). Soyez prudent avec vos identifiants de réunion.
Vous devez organiser une réunion publique avec des centaines ou des milliers de participants ? La plupart des plates-formes de visioconférence professionnelles comme Life size offrent des commandes intégrées pour éviter les abus en limitant l’accès au partage de contenus et de vidéos et la messagerie instantanée aux seuls animateurs invités.
6. Exigez un mot de passe pour accéder à la réunion
Envisagez une protection supplémentaire en paramétrant un mot de passe si vous avez un quelconque doute concernant la confidentialité. Vous pouvez évidemment partager celui-ci avec le lien à la réunion, mais pour renforcer encore la sécurité vous pouvez le communiquer verbalement ou dans un e-mail ou un message distinct.
7. Participer ne suffit pas, prévoyez un modérateur
Si vous n’êtes pas en capacité de modérer la réunion que vous organisez, désignez un modérateur. Le modérateur d’une réunion peut être tenté d’effectuer d’autres tâches en parallèle. C’est à éviter. En effet, si vous devez intervenir pour interrompre la présentation d’un participant, exclure une personne de la réunion ou verrouiller celle-ci, vous devez être prêt à agir.
Pour les personnes à la recherche d’une solution différente et qui ne veulent pas forcément utiliser les solutions les plus connues
8. Choisissez un service à la hauteur de vos besoins
Vous n’êtes en aucun cas obligé de choisir la première application de visioconférence qui s’affiche lorsque vous lancez une recherche en ligne. Dans les circonstances actuelles, de nombreuses entreprises proposent un accès gratuit à leurs services et outils de visioconférence. C’est l’occasion de tous les tester pour savoir lequel répond le mieux à vos besoins. Conseil de professionnel : si la confidentialité et la sécurité sont particulièrement importantes, tournez-vous vers un fournisseur qui a fait ses preuves en matière de confidentialité et de sécurisation des données personnelles de ses clients. Vous avez tout à gagner sur le long terme à prendre le temps de comprendre ce que proposent les fournisseurs de services et les mesures de sécurité qu’ils mettent en place.
9. Envisagez les diffusions en direct
La visioconférence sert un objectif spécifique : une communication et un échange d’informations en temps réel et bidirectionnels entre l’organisateur et les participants. Si votre besoin de communication avec votre public est surtout unidirectionnel, vous pouvez envisager les diffusions en direct comme canal principal. Cela limite le risque que des personnes extérieures interrompent votre message ou votre présentation, en particulier dans les réunions rassemblant un grand nombre de participants. La diffusion en direct est une option que proposent un nombre restreint de fournisseurs de solutions de visioconférence. Elle vous permet de vous adresser à un public plus large tout en conservant la possibilité de réunir des individus et des groupes limités pour interagir à un niveau plus personnel.
10. Donnez la priorité aux stratégies de chiffrement et de confidentialité d’entreprise
Face à l’essor de la cybercriminalité et des cyberattaques, avec un nombre croissant de cas de personnes malveillantes piratant les visioconférences, il est fortement recommandé d’axer sa recherche de solution sur la confidentialité des données et la cybersécurité. Heureusement, la politique de sécurité et de confidentialité est documentée sur les sites de la plupart des fournisseurs. Voici les points à prendre en considération lorsque vous étudiez la politique des fournisseurs
- Le fournisseur indique-t-il explicitement les données collectées et leur mode de sécurisation ?
- Le fournisseur spécifie-t-il la durée et la raison de la rétention des données ?
Rappel : en tant que client ou administrateur IT, il est de votre responsabilité d’approfondir votre recherche pour déterminer si une offre présente les garanties suffisantes de confidentialité et de sécurité, et si vous êtes prêt à accepter les mises en garde et les risques afférents.
Si vous recherchez actuellement une plate-forme professionnelle de visioconférence qui soit sûre, Lifesizeoffre un service illimité et gratuit à toutes les entreprises pendant six mois. Pour en savoir plus : Signup.lifesize.com.