La veille est un sujet incontournable en entreprise. Elle nourrit l’organisation et fait progresser les collaborateurs. Tout l’enjeu est de la diffuser de manière adéquate. Et si on inverse la proposition, elle est également une opportunité d’animation des échanges entre collaborateurs. Comment mettre en place ce cercle vertueux ?
Aux sources de la veille
Notre veille personnelle est le produit de divers canaux, tels que des abonnements à des newsletters et à des blogs, des lectures de la presse ou encore des réseaux sociaux. Elle s’articule entre des sujets choisis, par exemple lorsque l’on paramètre une alerte sur des termes dans Google Alerts, et le hasard des retweets de notre réseau.
On peut également faire appel à un spécialiste, comme Sindup, dont la solution peut être connectée à Jamespot. Une fois les informations captées, tout l’enjeu est de les diffuser de manière à atteindre les bonnes personnes afin de créer de la valeur.
Veille collaborative ou veille sociale ?
La plateforme collaborative est le lieu privilégié de diffusion de la veille. Deux options sont envisageables, et celles-ci sont intimement liée à l’outil choisi. On peut, comme sur les réseaux sociaux grand public, choisir de diffuser la veille sur son wall, ou flux d’activité. L’information est alors disponible pour un réseau, que ce soit un département, l’ensemble des collaborateurs ou l’ensemble des abonnés de la personne qui a choisi de partager l’information. La puissance apparente est que tout le monde est notifié, la faiblesse réelle étant que le contenu est rapidement perdu dans la masse d’informations diffusées. On a la richesse informationnelle du réseau social, mais le contenu non structuré est vite limité lorsqu’il s’agit de capitaliser et donc de créer de la valeur.
Sur une plateforme collaborative, on segmente l’accès à l’information. Sur Jamespot, on raisonne par usages. Ainsi on pourra créer un groupe de veille, dont l’intérêt est de centraliser la veille. Concrètement, on créé même plusieurs groupes de veille thématique si le contexte s’y prête, afin d’éviter de reproduire l’effet « réseau social » évoqué plus haut.
La posture du collaborateur veilleur
À première vue, il est plus simple pour un collaborateur de diffuser sa veille en mode réseau social, c’est-à-dire sans réfléchir à qui adresser son information. Devoir choisir un groupe en fonction du sujet du partage peut paraître plus ardu. C’est peut-être vrai lorsqu’on commence à utiliser une plateforme collaborative : on veut pouvoir tout de suite effectuer une action et en voir les conséquences, on a besoin de simplicité et d’immédiateté. Et c’est vrai pour les plus appétents aux réseaux sociaux grand public, pour ceux qui estiment que ce n’est pas grave de partager une information à quelqu’un qui n’est pas intéressé, ou au contraire de produire un effort pour une portée limitée.
Mais l’autorégulation qui règne sur les plateformes d’entreprises va pousser la plupart des collaborateurs à se restreindre sur les partages. On ne partagera pas une information trop technique, dans la crainte qu’elle n’intéresse que quelques personnes. On ne partagera que ce qui nous met en valeur, ce qui est drôle, les titres accrocheurs. On perdra peu à peu le sens de la veille.
Former, informer… et automatiser
Afin d’accompagner les collaborateurs sur ces sujets, il y a un panel d’outils à mettre en œuvre, dans la plateforme et hors de celle-ci. Jeux sérieux, communication, formations, tout est bon pour impliquer le collaborateur et montrer qu’une veille pertinente est l’affaire de tous. Mais pour utiliser l’intelligence collective là où elle est pertinente et faire gagner du temps, on peut également automatiser certains processus. Sur Jamespot, on peut ainsi connecter la solution de veille Sindup, afin d’être sûr de ne rien manquer sur un sujet.
On peut surtout construire la base de connaissance en définissant des mots clefs à extraire automatiquement d’un article. La base se construit dans le temps, l’information partagée acquiert une segmentation plus fine que celle des groupes et la recherche gagne en performance. Le nombre de clics nécessaires pour accéder à l’information se réduit, et c’est tout le cycle de l’information qui en est simplifié.
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